Saber quais são e como funcionam os elementos essenciais para elaboração de um contrato pode ser útil a você de diversas formas. Além disso, é muito importante estar atento a necessidade da adaptação de contratos para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Afinal, esse conhecimento é capaz de ajudá-lo a tomar decisões importantes no sentido de proteger seu patrimônio em negociações.
Com o propósito de disponibilizar a você noções claras sobre o tema, elaboramos este artigo. Boa leitura!
O que são contratos?
Preliminarmente, é importante dizer que contratos são instrumentos em conformidade com a ordem jurídica, através do quais os indivíduos podem expressar suas vontades e se sujeitam à observância de conduta necessária à satisfação dos interesses que regularam.
Quando um contrato é necessário?
Muitas pessoas realizam acordos sem se preocuparem com as formalidades e exigências legais. No entanto, frequentemente, esses acordos não formalizados contratualmente não são cumpridos por uma das partes e, nestes casos, a falta de um instrumento disciplinando-os causa problemas à parte prejudicada.
Isto significa que o contrato formalizado é essencial para um eventual ajuizamento de ação, podendo vir a constituir o único meio de prova que a parte possui para resguardar os seus direitos.
Como evitar riscos na hora de redigir um contrato?
O principal motivo para fazer um contrato é garantir segurança. Tanto do contratado, quanto do contratante.
É por meio deste documento de consentimento mútuo que teremos assegurado que ambos conhecem suas responsabilidades e obrigações quanto ao serviço a ser prestado ou recebido.
Para afastar riscos em contratos, fique atento a elementos essenciais na sua elaboração:
- Estabeleça e identifique as partes: As partes do contrato se referem a pessoa que está contratando, ou seja, adquirindo o serviço/bem e a pessoa que está sendo contratada, isto é, sendo para paga executar ou vender o serviço/bem. Especifique todos os dados referentes a essas pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas. Lembrando que você não pode assinar um contrato como pessoa jurídica, deve assinar como pessoa física representando a empresa naquele ato
- Defina o objeto: O objeto é o ponto central do contrato, ao que ele se refere. Em um contrato de compra e venda, é o que está sendo transacionado. Em um contrato se prestação de serviço, é o serviço ofertado.
- Defina as obrigações de cada parte: Separe em dois tópicos distintos: Obrigações da Contratante e Obrigações da Contratada. Em cada uma você estabelecerá cláusulas especificando os deveres, a que cada parte se compromete a fazer e suas responsabilidades.
- Defina valores e condições de pagamento: Neste momento, você deverá estabelecer os valores relativos à prestação do serviço ou ao bem. Defina também a forma de pagamento. Se for em parcelas detalhe quantas e quais os valores delas. É interessante você especificar também o meio em que ocorrerá o pagamento. Se este for por depósito bancário, por exemplo, identifique a conta à qual deverá ser pago. Acredite, essa informação pode ser extremamente útil para você comprovar se recebeu ou não os valores
- Defina prazos e sua duração: Nesta cláusula coloque o prazo final da entrega ou conclusão de determinado serviço, ou mesmo especifique prazos por etapas.
- Quebras de contrato: Deixe claro o que caracteriza a quebra de contrato e o que ocorre nestes casos.
- Rescisão: Pode ser que durante à prestação do serviço, uma das partes opte por rescindir o contrato. Por isso, estipule as condições em que isso pode ocorrer e quais as possíveis multas para essa rescisão.
Quer saber como reconhecer contratos que podem ter juros abusivos? Confira aqui!
Quais os erros mais comuns na elaboração de um contrato?
Fique atento aos erros mais comuns na hora de criar um contrato e evite cometê-los:
- Não verificar a legitimidade das partes (pendências judiciais, inadimplências e afins).
- Não estabelecer os bens ou serviços objeto do contrato de forma clara.
- Não definir prazos, valores e multas.
- Obrigações e direitos mal definidos.
- Não definir cláusulas para quebra ou extinção de contrato.
- Ausência de penalidades. Devem ser evitadas cláusulas que isentem de responsabilidade o contratante por problemas na prestação do serviço, por exemplo.
- Cláusulas penais não proporcionais ou que prejudicam demasiadamente apenas uma das partes (chamadas de cláusulas leoninas).
- Incluir cláusulas específicas que já são previstas em lei.
- Estipular multas contratuais desproporcionais a contratantes e contratados.
- Estabelecer cláusulas abusivas ou taxas diferentes das de mercado em contrato.
O que confere obrigatoriedade a um contrato?
É a lei que torna obrigatório o cumprimento do contrato e que também obriga aquele que livremente se vinculou a manter sua promessa, procurando, desse modo, assegurar as relações assim estabelecidas.
Assim, o contrato deve conter cláusulas que abranjam, no mínimo, o vínculo jurídico constitutivo da obrigação.
Um contrato pode ser descumprido?
Uma vez formalizado, o contrato liga as partes concordantes, estabelecendo um vínculo obrigacional entre elas. Este vínculo se impõe aos contratantes, e só poderá ser desatado pela concordância de todos os interessados.
Além disso, é preciso estar atento ao fato de que o descumprimento do contrato por qualquer das partes, exceto nos casos permitidos em lei, sujeita o inadimplente à reparação das perdas e danos.
Quais os cuidados devo ter na hora de redigir um contrato?
Para maior segurança jurídica das partes contratantes, o contrato deve ser celebrado por escrito, em português claro, de forma concisa, evitando que possam ser acrescentadas outras estipulações nas entrelinhas. Ou seja, quanto mais simples e claro for o texto, menores serão os problemas na hora de sua interpretação.
Lembre-se, antes de celebrar o contrato, a parte deverá confirmar todas as informações transmitidas pelo outro contratante. Além disso, é necessário que se analise todos os requisitos necessários para a formação válida do negócio jurídico. Dessa forma, deve-se verificar se os contratantes são maiores e capazes, se o objeto do contrato é lícito, etc.
Você sabe o que é e para que serve um Memorando de Entendimento? Acompanhe todos os detalhes aqui!
O que não pode faltar em um contrato de Prestação de Serviço?
É imprescindível que em todos os contratos de prestação de serviços conste, de forma clara e objetiva, os seguintes itens:
- O serviço a ser prestado.
- Suas condições de prestação (quantos funcionários serão utilizados, onde o serviço será prestado, de que forma será prestado).
- Forma de pagamento. Para contratos com uma duração significativa (contratos que superem a duração de 1 ano), é interessante estabelecer uma cláusula de reajuste que reequilibre financeiramente o contrato de prestação de serviços com o passar do tempo, por exemplo em razão dos efeitos da inflação. A fim de evitar divergências, é importante que seja estabelecido previamente se o reajuste ocorrerá mediante negociação dos contratantes ou por meio da aplicação de um índice de correção preestabelecido.
- Despesas Em alguns serviços, além da mão-de-obra contratada, é preciso gastar com ferramentas e outros materiais relacionados à prestação. É essencial redigir uma cláusula que estabeleça de quem será a responsabilidade de arcar com essas despesas.
- Responsabilidade no caso de danos originados pela prestação de serviços ao tomador.
- Responsabilidade no caso de atraso na prestação dos serviços.
- Responsabilidade na hipótese de atraso no pagamento.
- Responsabilidade no caso da impossibilidade da prestação do serviço por culpa do prestador ou do tomador, ou por fato estranho ao contrato.
- Cláusula com a lei aplicável e o foro judicial competente na hipótese de discussão judicial.
- Prazo do contrato e suas hipóteses de renovação e inadimplemento, não se podendo celebrar uma prestação de serviço sem prazo, ou com prazo superior a quatro anos.
- Cláusula de sigilo para proteção de informações que, eventualmente, o tomador de serviço entre em contato ao longo do contrato.
Que cuidado devo ter na hora de estabelecer as cláusulas de um contrato?
Como dissemos, as cláusulas devem ser escritas da forma mais simples possível, de preferência sem a utilização de expressões em latim, abreviaturas, etc. Para facilitar o entendimento do instrumento, recomenda-se que as cláusulas sejam numeradas e contenham um “título” que traduzam seu conteúdo.
O que é e para que serve o contrato preliminar?
Ao firmar contrato preliminar os contratantes assumem uma obrigação recíproca de fazer, ou seja, a de, oportunamente, se outorgarem um contrato definitivo. Trata-se de uma promessa de contratar ou de prestar declaração de vontade. É a obrigação firmada de concretizar num futuro o contrato definitivo, fruto da autonomia da vontade.
Quais devem ser os elementos do contrato?
O contrato deve apresentar a qualificação das partes envolvidas, de forma que possam ser individualizadas. Deve, também, especificar o objeto do acordo, que pode ser um serviço, uma coisa móvel ou imóvel, a entrega de algum valor, etc. Além disso, o vínculo que une os contratantes também deve ser detalhado.
Lembre-se que o contrato é o instrumento prático que realiza o trabalho de harmonizar interesses não coincidentes.
Quem deve assinar o contrato?
Ambas as partes contratantes devem assinar ao final do instrumento, juntamente com, no mínimo 2 testemunhas. As firmas devem ser reconhecidas em cartório para evitar-se fraudes ou falsificações. Nos contratos que envolvem imóveis, é necessário que os respectivos cônjuges também assinem.
Quais os requisitos essenciais a um contrato?
De acordo com art. 108, Novo Código Civil, a validade do negócio jurídico requer:
- Agente capaz: Trata-se daquela pessoa que pode exercer pessoalmente seus direitos e responder por suas obrigações. Porém, excepcionalmente, algumas pessoas são consideradas incapazes pela lei, que as proíbe de exercer pessoalmente todos ou alguns atos jurídicos, em decorrência de não possuir os requisitos indispensáveis para tal. A incapacidade divide-se em absoluta ou relativa. Na celebração de contratos, os absolutamente incapazes deverão ser representados e os relativamente incapazes deverão ser assistidos por quem de direito para que o instrumento possa ser válido. As partes contratantes também podem ser pessoas jurídicas, desde que devidamente representadas pelos respectivos sócios, gerentes, etc.
- Objeto lícito, possível, determinado ou determinável: Aquele que não traga desabono às partes contratantes e, também, à sociedade.
- Forma prescrita ou não defesa em lei: Isso quer dizer que o contrato deve seguir a forma que existe na lei, se for o caso. Mas pode, também, ser livremente acordado se a lei não trouxer nenhuma determinação a respeito.
Tenho de adequar os contratos já existentes à LGPD?
Sim, para a segurança da sua empresa, você deve adequar os contratos já existentes à LGPD.
Importante deixar bem claro que a finalidade da LGPD é assegurar proteção aos dados de pessoa natural, que no âmbito de empresas pode envolver informações dos sócios empresários, colaboradores, prestadores de serviço, empresários com quem contrata, clientes, etc.
Frisar essa questão se faz importante, visto que algumas empresas têm cometido equívocos ao voltar suas ações e atenção aos dados e informações empresariais (ex: dados contábeis, fiscais, financeiros, fórmulas e métodos, etc.), fugindo por completo do real propósito estabelecido pela LGPD, que é a proteção de dados das pessoas naturais.
Portanto, não confunda os dados pessoais previstos e protegidos pela LGPD com os dados e informações das pessoas jurídicas.
Por que é importante adequar os meus contratos à LGPD?
A coleta de dados não se limita somente ao campo digital, na esfera contratual e relação entre prestadores de serviços e os clientes, é muito comum haver a coleta de dados e, em alguns casos até mesmo o compartilhamento.
É primordial para as empresas a sua adequação às disposições da LGPD, tanto para os futuros contratos, como para aqueles já celebrados entre as partes, sob pena de responsabilização e decorrentes sanções.
Quais problemas podem ser causados pela falta de revisão nos contratos vigentes?
Ao adequar a estrutura interna nos padrões de segurança da informação e a esfera contratual, evitam-se inúmeros problemas advindos de incidentes com o tratamento de dados.
Especialmente, processos judiciais e enormes prejuízos muitas vezes irreversíveis, podendo ser problemas judiciais, operacionais, financeiros e até mesmo perda da reputação e credibilidade no mercado de atuação.
Como é feita a adaptação de contratos para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?
O aditamento ou aditivo irá completar o contrato que já foi assinado pelas partes anteriormente, nesse caso, irá se acrescentar cláusulas sobre a proteção de dados pessoais.
Lembrando, que o aditamento deve seguir as mesmas formalidades legais do contrato ao qual passará ser parte integrante, devendo, inclusive, ser assinado por ambas as partes.
Como adaptar contratos à Lei Geral de Proteção de Dados?
É imprescindível que haja o mapeamento dos contratos existentes, para identificar quais estão sob a tutela da LGPD, uma vez que existem inúmeros tipos de contratos no dia a dia das empresas e de diversas áreas que podem envolver a coleta e tratamento de dados pessoais. Apenas como exemplo, são os casos dos contratos de trabalho, contratos de compra e venda, contratos de franquia, contratos de prestação de serviços, etc.
Após o mapeamento dos dados e identificação dos pontos sensíveis à LGPD, os contratos envolvendo o tratamento de dados devem ser revisados e adequados de acordo com a referida legislação.
Aos contratos deverão ser inseridas novas cláusulas, por meio de Termos Aditivos como aquelas obrigatórias mencionadas neste artigo, estabelecendo todas as obrigações e responsabilidades e demais questões envolvendo o respeito e adequação à LGPD.
A outra parte deverá ser informada sobre a inserção destas alterações, bem como deverá assinar o Termo Aditivo, demonstrando a sua ciência e concordância com a regulação da relação contratual de acordo com a LGPD.
Como evitar erros na adequação de contratos à LGPD?
Existem alguns erros que as empresas cometem na adequação dos contratos à LGPD como no caso de não acreditarem na real importância da lei, deixando de investir em estrutura interna e jurídica de adaptação das alterações, com uma consultoria qualificada.
Outro erro é somente investir na parte técnica de Segurança da Informação, negligenciado o treinamento da cultura organizacional da empresa e na parte contratual. A adaptação deve ter uma visão macro dentro da rotina da empresa sendo fundamental a integração da Alta Administração, do Compliance e de todos os colaboradores no processo.
A omissão quanto ao Encarregado pela proteção de dados, também compromete à adequação à LGPD, pois é esta pessoa que será responsável por todo o controle e divulgação da cultura de proteção de dados.
Por fim, apenas implementar o programa de proteção de dados não é suficiente, o monitoramento e constante atualização com treinamentos, são primordiais para a permanência da conformidade da empresa às regras.
Dicas para a adequação de contratos à LGPD
- Obtenha o consentimento do titular dos dados
Para isso, o contrato deve ter uma cláusula escrita, clara e transparente, informando o titular sobre o uso que será feito de seus dados, para qual finalidade e qual procedimento a empresa adotará.
Também é importante disponibilizar no documento informações sobre a possibilidade de não dar o consentimento e as consequências disso.
- Revise os contratos de clientes e fornecedores
Para adaptar os contratos de clientes e fornecedores à Lei Geral de Proteção de Dados, é importante rever os documentos vigentes e os dados já coletados.
Lembre-se de que será preciso elaborar novas cláusulas, conforme os princípios da lei, dispostos no art. 6º como:
- Finalidade legítima;
- Adequação do tratamento à finalidade;
- Transparência de informações aos titulares.
- Preste o máximo de informações
Outra importante obrigação trazida pela Lei Geral de Proteção de Dados é a transparência. Portanto, é importante constar nos contratos informações claras e objetivas.
Para a máxima clareza, elabore cláusulas específicas conforme as exigências da LGPD, como:
- Especifique como a empresa faz a coleta e o tratamento de dados;
- Deixe claro a possibilidade de o titular acessar os seus dados coletados;
- Procedimentos para correção, bloqueio ou eliminação de dados mediante solicitação do titular;
- Informe sobre a possibilidade de revogação do consentimento;
- Especifique quem tem acesso aos dados e o responsável por seu uso e tratamento;
- Informe sobre as medidas de proteção e segurança dos dados coletados e armazenados pela empresa.
- Resguarde-se com cláusulas preventivas
Para não ficar de fora de nenhum requisito da LGPD, faça cláusulas contratuais preventivas. Você pode explicar, por exemplo, sobre a política da empresa em caso de vazamento de dados pessoais. Também pode elaborar uma política de privacidade para garantir a confidencialidade dos dados coletados.
Outra cláusula importante é sobre a transferência dos dados pessoais. Em grandes empresas, por exemplo, muitas vezes os dados precisam ser passados por vários setores. Para isso, garanta uma cláusula específica, contendo a finalidade desse tipo de tratamento dos dados.
Por fim, lembre-se de adotar medidas e sistemas de segurança capazes de atender aos requisitos da LGPD.
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